Jedną z pomyłek, które są czasami popełniane, jest przesyłanie nadmiaru informacji w źle wybranym momencie. Oczywiście pracownicy przedsiębiorstwa muszą regularnie otrzymywać pewien zasób informacji w trakcie trwania procesu zmian. Niebezpieczeństwo polega na tym, że można im powiedzieć zbyt wiele i zbyt szybko, zanim rzeczywiście ma się coś istotnego do przekazania. Służby informacyjne o wygórowanych ambicjach często wpadają w tę pułapkę, co nikomu nie przysparza korzyści. Na odwrót takie postępowanie może przyczynić się do wzniecenia niepokojów w trakcie przeprowadzania zmian, czyniąc je jeszcze bardziej trudnymi do realizacji. Cenną wskazówką jest zalecenie, aby starannie wybierać moment, w którym podejmuje się określone działania. Należy powstrzymywać się od wypowiedzi aż do chwili, gdy rzeczywiście dysponujemy istotną wiadomością do przekazania: nie wolno próbować mówić zbyt wcześnie o sprawach, które nie są jeszcze wyjaśnione lub są bez znaczenia.
Środków, które mogą być użyte dla celów nowoczesnej łączności, jest wiele, ale żaden z nich nie jest tak skuteczny, jak osobiste pojawienie się przedstawiciela uosabiającego proces zmian. Z tego właśnie powodu zdolność do komunikowania się jest jedną z najbardziej istotnych umiejętności przywódcy. Przykładem środków służących przekazywaniu wiadomości o charakterze strategicznym są:
– wykłady,
– seminaria,
– pisma okólne,
– dokumentacja,
– programy szkoleniowe,
– dyskusje w branżach przemysłowych,
– taśmy wideo,
– spotkania towarzyskie,
– artykuły w gazetach,
– rozwój cech osobowych charakteryzujących przywódcę.
Formuła wiadomości
Oczywiście lista ta mogłaby być dłuższa. Programy szkoleniowe dla grup o ściśle określonych zadaniach są niezwykle skuteczne. Programy służące rozwojowi cech osobowych charakteryzujących przywódcę w połączeniu z samym procesem zmiany mogą przysparzać różnorodnych korzyści. Przekazywana wiadomość dociera do wszystkich, każdy ma więc możliwość przestudiowania jej w szczegółach. Dzięki temu można powiązać koncepcję rozwoju z indywidualnymi zakresami odpowiedzialności.
Niestety czasami komunikowanie się jest celem samym w sobie. Formułując takie spostrzeżenie chciałem podkreślić, że wiadomość przeznaczona do przekazania może nie być odpowiednio przemyślana, a ilość przekazywanych informacji służy jedynie do ukrycia jej niskiej jakości.
W pewnych sytuacjach forma wiadomości jest ważniejsza od jej zawartości. Stwierdzenie to odnosi się w większym stopniu na przykład do Stanów Zjednoczonych aniżeli do Skandynawii.
Formuła wiadomości nie powinna być nigdy sprawą najważniejszą. Rzeczą istotną jest myślowa zawartość wiadomości. Jeśli nie będziemy o tym pamiętać, to możemy narazić się na poważne ryzyko, że pójdzie ona w świat jako pusty frazes, którego nikt nie będzie chciał słuchać czy też zwracać na niego uwagi.
Istnieje stare opowiadanie o pastorze przygotowującym kazanie na niedzielę. W związku z cytowanym szczególnie trudnym fragmentem Pisma Świętego uczynił on zapis na marginesie„Słaba argumentacja. Podnieś głos”. Na dobrą sprawę wiele sytuacji związanych z komunikowaniem się przypomina przytoczoną wyżej scenę.
